Microsoft Teams im Homeoffice – so gelingt die Zusammenarbeit

Immer mehr Unternehmen setzen digitale Tools ein, um die Zusammenarbeit im Team auch im Homeoffice zu ermöglichen. Eines der meistverwendeten Tools ist MS Teams des Software-Giganten Microsoft. Es vereint Chat- und Anruffunktionen mit Dokumentablagen, Kalender und weiteren Apps und wird so zum unverzichtbaren Begleiter für die digitale und effiziente Zusammenarbeit in Homeoffice-Zeiten. Im Folgenden zeigen wir Ihnen die unterschiedlichen Funktionen im Detail und helfen Ihnen, Microsoft Teams in Ihrem Unternehmen erfolgreich zu nutzen.

Einfacher Austausch über Chats, Channels und Anrufe

Meetings und Besprechungen finden oft nicht mehr vor Ort statt. Microsoft Teams bietet für den Austausch mehrere Funktionen, die die Kommunikation vereinfachen. Wer die Unternehmenstelefonie mit Microsoft Teams synchronisiert hat, führt interne und externe Anrufe unkompliziert über das Tool. Während den Anrufen können Sie Ihren Bildschirm teilen und Inhalte direkt auf Ihrem Gerät präsentieren. Das erleichtert die Zusammenarbeit besonders, wenn nicht alle Gesprächsteilnehmer am gleichen Ort sind und sorgt für unkomplizierte, effiziente Besprechungen. 

Weiter stehen beispielsweise private Einzelchats, Gruppenchats oder breitere Unterhaltungen, die im ganzen Team sichtbar sind, zur Verfügung. MS Teams bietet zudem die Möglichkeit, themenbezogene Channels aufzuschalten, in denen nur zu einem gewissen Thema kommuniziert wird. Das reduziert die Informationsflut für die Mitarbeitenden und schafft mehr Überblick.

Gemeinsam Dokumente bearbeiten und Transparenz schaffen

Natürlich können über die verschiedenen Chats innerhalb von Microsoft Teams auch Texte, umfangreiche Präsentationen, Fotos und andere Dokumente mit einer Dateigrösse von bis zu 15 GB geteilt werden. Sie werden zentral unter dem Menüpunkt «Dateien» gespeichert und können dort einfach bearbeitet werden – sogar von mehreren Personen gleichzeitig. Das sorgt für Transparenz und Ordnung in der Arbeit mit geteilten Dokumenten.

Interne und externe Zusammenarbeit über ein Tool

Nicht nur innerhalb des Teams verbessert Microsoft Teams die Zusammenarbeit. Auch Personen ausserhalb des Unternehmens – zum Beispiel Kunden, Lieferanten oder Partnerunternehmen – können über einen Gastzugriff an Anrufen, ausgewählten Chats oder Kanälen teilnehmen. Die Zusammenarbeit wird somit intern und extern vereinfacht und auf wenige Tools beschränkt.

Ortsunabhängig von allen Geräten arbeiten

Egal wo Sie arbeiten – Microsoft Teams ist dabei. Das Programm funktioniert ganz unabhängig vom Betriebssystem als Web-Applikation im Browser genauso wie als separate App, via Computer, Tablet oder Smartphone. So sind Sie unabhängig von Ihrem Gerät und Standort immer auf dem neuesten Stand und erledigen auch in Homeoffice-Zeiten alle wichtigen Koordinationsaufgaben über ein Tool. 

Synchronisation von Microsoft Teams mit Outlook und Co.

Das Universum von Microsoft-Produkten ist riesig und weitverbreitet. Entsprechend praktisch ist, dass bereits vorhandene Programme wie PowerPoint, Outlook oder OneDrive mit Microsoft Teams verbunden werden können. Das ermöglicht Ihnen beispielsweise, Termine über Ihren Outlook-Kalender zu erstellen und direkt einen Teams-Besprechungslink einzufügen, um ihn an die Gesprächsteilnehmenden zu versenden.